Digitalización
La incorporación de tecnología a los procesos operativos de la Institución presentó todo un desafío
respecto de cómo lidiar con un pasado histórico de documentos en papel. Los nuevos sistemas de
información, gracias a las tecnologías de información y a la firma electrónica, eliminarían paulatinamente
el papel de los procesos, pero para efectos de gestión seguiría siendo necesario acceder a ellos. Los
tiempos de acceso a documentos archivados en papel promedian los 5 días, tiempo que involucra la
recepción de la solicitud, el acceso a los archivos en bodegas y la posterior copia para el solicitante.
El Convenio de Desempeño, anticipando esta necesidad de acceso a información histórica, pero
cautelando los tiempos de respuesta inferiores a los actuales, diseñó un proyecto de digitalización e
indexación de material documental histórico.
Cerca de dos millones de documentos -con, aproximadamente, seis millones de páginas y más de 10
millones de índices descriptores- constituyen la actual base de datos de documentos digitalizados. En
formato PDF y accesibles desde la plataforma repositorio de documentos digitalizados, este material es
responsabilidad de la nueva Unidad de Gestión Documental, dependiente de la Dirección de Servicios
e Infraestructura.
En el proceso de digitalización la mayor cantidad de documentos correspondió a Decretos (65%). El
resto se distribuyó en expedientes (11%), pagarés (10%), hojas de vida (7%), oficios (4%) y otros (2%).
DOCUMENTOS
CANTIDAD
ACTAS Papel
292
BECAS Papel
306
CARTAS VAA Papel
6.553
CONTRATOS Papel
506
CURRICULUM Papel
3.299
DECRETO Microfilm
927.268
DECRETO Papel
375.450
ESCRITURAS Papel
269
EXPEDIENTE Papel
215.644
FACTURAS Papel
4.168
HOJA DE VIDA Microfilm 106.750
HOJA DE VIDA Papel
36.497
IMPOSICIONES Papel
12
INFORMES Papel
7.956
MANDATOS Papel
4.417
OFICIOS Microfilm
85.348
OFICIOS Papel
2.134
PAGARES Papel
189.645
PLANOS
11.277
REGLAMENTO Papel
3.560
RESOLUCION Papel
5.846
TOTAL
1.987.197
Decretos
(1.288.137)
Expedientes de Títulos
(215.644)
Hojas de vida (143.247)
Oficios (87.478)
Otros (48.471)
Tipo de documentos digitalizados
Pagarés (189.645)
Convenio de Desempeño 55