Procedimiento para la Publicación y Actualización de la Información Regulada por la Ley Nº 20.730.
Con el fin de garantizar el oportuno, efectivo y más eficaz cumplimiento de las normas contenidas en la Ley Nº 20.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares ante las autoridades y funcionarios, de aplicación general para los órganos de la Administración del Estado, la Unidad de Gestión de la Información Institucional (UGII), organismo universitario encargado de la gestión de los asuntos relativos a la transparencia y el acceso a la información pública institucional, presenta el siguiente procedimiento que regula la coordinación con los distintos Sujetos Pasivos Vigentes (SPV), desde que los efectos de la entrada en vigencia de la señalada ley sean aplicables a las distintas autoridades y funcionarios(as) de la Universidad.
1. Asuntos previos
1.1. Normativa aplicable:
- Ley Nº 20.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares ante las autoridades y funcionarios.
- Decreto Supremo Nº 71/2014, Ministerio Secretaría General de la Presidencia, Reglamento de la Ley.
- Ley Nº 20.285, sobre acceso a la información pública.
- Instrucción General Nº 11, sobre Transparencia Activa, del Concejo para la Transparencia.
- Decreto Universitario Nº 20.630/2011, que crea la Unidad de Gestión de la Información Institucional.
1.2. Fechas importantes en la aplicación de la Ley en el contexto universitario:
- 28 de abril de 2015
- Rige para los sujetos pasivos vigentes indicados en el art. 3º de la Ley Nº 20.730: Rector y Jefe(a) de Gabinete Rectoría.
- 04 de mayo de 2015
- Primera publicación en Portal del Lobby Universidad de Chile.
- Publicación de la Resolución del Rector que nombra SPV de la Universidad, para el período mayo 2015 – mayo 2016.
- 28 de agosto de 2015
- Rige para autoridades y funcionarios(as) nombrados(as) como SPV por Resolución del Rector.
1.3. ¿Quiénes son Sujetos Pasivos Vigentes (SPV) de la Universidad?:
- Los señalados en el art. 3º de la Ley Nº 20.730: Rector y Jefe(a) de Gabinete Rectoría
- Los nombrados por Resolución del Rector, del primer día hábil de mayo de cada año, en atención a que, en razón de su función o cargo tengan atribuciones decisorias relevantes o influyan decisivamente en quienes tengan dichas atribuciones
- Los nombrados por Resolución del Rector, en respuesta a una solicitud de incorporación de SPV, según lo dispone el art. 7º del D.S. Nº 71/2014, MINSEGPRES.
1.4. ¿Qué hechos de la agenda pública de los SPV de la Universidad deben ser publicados?
- Las audiencias sostenidas con Sujetos Activos de Lobby (SAL).
- Los viajes realizados en el cumplimiento de sus funciones.
- Los donativos recibidos.
1.5. ¿Quiénes son Sujetos Activos de Lobby (SAL)?
- Lobbistas y Gestores de intereses particulares, cuya gestión o actividad remunerada o no tiene por objeto promover, defender o representar cualquier interés particular, para influir en las decisiones que, en el ejercicio de sus funciones, deban adoptar autoridades y funcionarios(as) de la Administración del Estado.
2. Acreditación de SPV de la Universidad y Colaboradores(as) Enlaces de Transparencia ante la UGII
Con el fin de coordinar las acciones de recopilación, admisibilidad, publicación y registro de la información regulada por la Ley Nº 20.730, la UGII requiere de la acreditación de los SPV y Colaboradores(as) Enlaces de Transparencia de la Universidad.
La acreditación de los SPV estará regulada por aquellos(as) que directamente señala la Ley, los(as) que sean nombrados por Resolución anual del Rector y aquellos(as) que sean nombrados según resoluciones en respuesta a solicitudes de incorporación. La UGII chequeará los datos de todas las autoridades y funcionarios(as) nombrados SPV accediendo a las bases de datos institucionales y llevará un registro público de ellos.
Las unidades y organismos centrales y descentralizados de la Universidad, deberán nombrar un funcionario(a) Colaborador(a) Enlace de Transparencia, con quien la UGII coordinará la recopilación y el efectivo envío en tiempo y forma de la información requerida para su publicación, según las normas de la Ley Nº 20.730. Aquellas unidades y organismos que, a razón de las obligaciones de la Ley Nº 20.285, ya cuenten con un funcionario(a) Colaborador(a) Enlace de Transparencia acreditado ante la UGII, no requerirán acreditar un nuevo funcionario(a). Se agregarán a los actualmente nombrados las obligaciones de coordinación de este procedimiento.
Para acreditar a un funcionario(a) Colaborador(a) Enlaces de Transparencia, el jefe(a) superior de la unidad u organismo universitario correspondiente deberá completar todos los datos solicitados en el Formulario para el Registro de Colaboradores(as) Enlaces de Transparencia disponible en el siguiente link:
Registro de Colaboradores(as) Enlaces de Transparencia
Los datos requeridos en el Formulario de Registro de Colaboradores(as) Enlaces de Transparencia, son los siguientes:
- Nombres y apellidos del funcionario(a) que se designa
- Cargo o función habitual que desempeña
- Correo electrónico institucional de contacto
- Teléfono de contacto
- Unidad u órgano universitario al que pertenece
- Nombre completo de la autoridad que designa
- Cargo de la autoridad que designa
Los funcionarios(as) designados(as) Colaboradores(as) Enlaces de Transparencia, deberán prestar toda la colaboración que requiera de ellos(as) la UGII, para el cumplimiento de las obligaciones legales a que se refiere el presente procedimiento, así como para la realización de acciones de capacitación, supervisión, apoyo en visitas técnicas y otras que oportunamente comunique esa Unidad.
3. Hechos de la agenda pública a informar
La Ley Nº 20.730, aplica sobre hechos de la agenda pública de una autoridad o funcionario(a) SPV, susceptibles de ser informados, que puedan ser verificados, y que hayan ocurrido efectivamente. No se trata, por tanto, de hechos que se encuentren planificados, agendados a futuro o a la espera, aún cierta, de que sucedan.
Cada tipo de hecho susceptible de publicación tiene un modo de verificación distinto, atendida la naturaleza del mismo.
- Audiencias y reuniones sostenidas con SAL: se verifican una vez ocurridas. Su monitoreo comienza con el ingreso de una solicitud de audiencia, por parte de un lobbista o un gestor de intereses particulares, hasta su concreción.
- Viajes realizados en el cumplimiento de sus funciones: se verifican una vez que el SPV ha regresado del viaje en cuestión, momento en el cual se debe rendir cuenta del mismo.
- Donativos recibidos: se verifican cuando el SPV haya recibido efectivamente un donativo oficial y protocolar, y aquellos que autoriza la costumbre como manifestación de cortesía y buena educación, a razón del ejercicio de sus funciones.
4. Audiencias y reuniones sostenidas con Sujetos Activos de Lobby (SAL)
4.1. Solicitud de audiencia o reunión
Desde que los efectos de la entrada en vigencia de la Ley Nº 20.730 sean aplicables a autoridades y funcionarios(as) de la Universidad, todas las audiencias y reuniones sostenidas con lobbistas o gestores de intereses particulares, los llamados SAL, deben haber sido previamente solicitadas a través del Formulario web de solicitud de audiencias o reuniones, disponible en la Plataforma del Lobby Universidad de Chile:
Portal del Lobby Universidad de Chile
Por tal razón, cualquier solicitud ingresada a las oficinas de algún SPV de la Universidad, ya sea vía telefónica, por correo electrónico o postal, o cualquier otro medio, debe ser direccionada a la señalada página web, cuyo enlace se encuentra disponible en el sitio Universidad Transparente:
4.2. Formulario web de solicitud de audiencia o reunión
Este formulario es la vía habilitada para todos los SAL, lobbistas o gestores de intereses particulares, que requieran audiencia o reunión con alguna autoridad o funcionario de la Universidad de Chile.
A quien complete el formulario le serán requeridos los siguientes datos:
- Receptor de la solicitud: ¿Con qué autoridad o funcionario(a) desea tener audiencia?
- Individualización del solicitante
- Nombres y apellidos
- RUT / Pasaporte y país emisor
- En representación de quién solicita la audiencia o reunión: Nombre de la empresa, ONG u otro y su RUT
- Indicar si el solicitante recibe remuneración por sus gestiones o no
- Correo electrónico de contacto
- Indicar si el solicitante asistirá a la audiencia
- Individualización de asistentes a la audiencia o reunión
- Nombre completo
- RUT / Pasaporte
- Calidad: lobbista o gestor de intereses
- Representado
- Materia específica a tratar en la audiencia o reunión
- Elaboración, dictación, modificación, denegación o rechazo de actos administrativos, proyectos de ley y leyes y también de las decisiones que tomen los sujetos pasivos
- Elaboración, tramitación, aprobación, modificación, derogación o rechazo de acuerdo, declaraciones o decisiones del Congreso Nacional o sus miembros incluidas comisiones
- Celebración, modificación o terminación a cualquier título, de contratos que realicen los sujetos pasivos y que sean necesarios para su funcionamiento
- Diseño, implementación y evaluación de políticas, planes y programas efectuados por los sujetos pasivos
- Ninguna de las anteriores
- Especificación de las materias que se desea tratar en la audiencia
- Información adicional que desee agregar
4.3. Ingreso de solicitud de audiencia o reunión
La solicitud de audiencia o reunión, ingresará a través del formulario web antes mencionado, a los registros de la UGII.
Será esta Unidad quien realice el análisis de admisibilidad, el ingreso del solicitante al Registro de Sujetos Activos (RSA) de la Institución y el traslado de la solicitud al SPV que corresponda.
4.3.1. Análisis de Admisibilidad
En esta etapa, la UGII verificará que los datos requeridos en el formulario web hayan sido efectivamente completados y que la identificación del requirente corresponda al de un SAL, lobbista o gestor de intereses particulares. Si ese no fuese el caso, la UGII no ingresará al solicitante al RSA y el traslado de la solicitud al SPV consignará tal situación, para que el trámite de respuesta a la solicitud de audiencia o reunión no se realice por los canales de este procedimiento.
4.3.2. Traslado de la solicitud de audiencia o reunión al SPV
Acogida la admisibilidad de la solicitud ingresada por formulario web, la UGII procederá a evacuar su traslado al SPV que corresponda. Dicho traslado se hará por oficio de la Unidad, digitalizado y enviado por correo electrónico institucional al Colaborador(a) Enlace de Transparencia acreditado que corresponda.
4.4. Respuesta a la solicitud de audiencia o reunión
Recibido el traslado de la solicitud de audiencia o reunión, la autoridad o funcionario(a) SPV requerido deberá pronunciarse dentro de tres días hábiles sobre su aceptación, según lo dispone el art. 10º inciso 3º del D.S. Nº 71/2014 MINSEGPRES.
Mientras la autoridad o funcionario(a) SPV no se pronuncie, la información entregada en la solicitud puede ser modificada por el lobbista o gestor de interés.
La autoridad o funcionario(a) SPV, con anterioridad a la realización de la audiencia o reunión podrá solicitar al lobbista o gestor de interés complemente o aclare puntos respecto de la información declarada.
Se podrá negar la audiencia de no cumplir con el deber de informar por parte del lobbista o gestor de interés, salvo resolución fundada en contra.
Según lo dispuesto en el art. 11 de la Ley Nº 20.730, las autoridades y funcionarios(as) SPV deberán mantener igualdad de trato respecto de las personas, organizaciones y entidades que soliciten audiencias sobre una misma materia.
Toda comunicación, incluida la respuesta a la solicitud de audiencia o reunión, deberá ser enviada al requirente con copia a la UGII, al correo electrónico institucional: transparenciaactiva@u.uchile.cl
4.5. Reporte de Audiencias y Reuniones
Una vez sostenida la audiencia o reunión solicitada por algún SAL, la autoridad o funcionario(a) SPV deberá, por intermedio del(a) Colaborador(a) Enlace de Transparencia respectivo(a), informar a la UGII sobre el hecho, para proceder a su publicación, en un Reporte de Audiencias y Reuniones.
El reporte señalado, deberá contener la siguiente información:
- Nombre completo de la autoridad o funcionario SPV que informa
- Información general de la audiencia o reunión
- Fecha
- Forma: Presencial o Virtual (a través de algún medio de comunicación telemático)
- Lugar
- Duración
- Individualización del o los asistentes a la audiencia o reunión
- Nombre completo
- RUT / Pasaporte
- Calidad: lobbista o gestor de intereses
- Representado
- Materia específica que se trató en la audiencia o reunión
- Elaboración, dictación, modificación, denegación o rechazo de actos administrativos, proyectos de ley y leyes y también de las decisiones que tomen los sujetos pasivos
- Elaboración, tramitación, aprobación, modificación, derogación o rechazo de acuerdo, declaraciones o decisiones del Congreso Nacional o sus miembros incluidas comisiones
- Celebración, modificación o terminación a cualquier título, de contratos que realicen los sujetos pasivos y que sean necesarios para su funcionamiento
- Diseño, implementación y evaluación de políticas, planes y programas efectuados por los sujetos pasivos
- Ninguna de las anteriores
- Especificación de las materias que se trataron en la audiencia
El Reporte de Audiencias y Reuniones, con la información completa que se exige, deberá ser enviado a la UGII al correo electrónico institucional: transparenciaactiva@u.uchile.cl, al día siguiente hábil de sostenida la audiencia o reunión. Con todo, el último día hábil de cada mes, la autoridad o funcionario(a) SPV, por medio del(a) Colaborador(a) Enlace de Transparencia respectivo(a), deberá confirmar o rectificar a la UGII, a través del mismo correo señalado, la información enviada durante el mes en curso.
Si en virtud de hechos o circunstancias distintas a la voluntad planificada en agenda de la autoridad o funcionario(a) SPV, fuesen éstos inquiridos por personas que, por sí o en representación de otras, quieran plantear ante ellos asuntos concernientes a los descritos en el art. 5º de la Ley Nº 20.730, los(as) SPV deberán advertir a su interlocutor acerca de la obligatoriedad del uso de los canales formales para solicitar audiencias o reuniones respecto de materias reguladas por la Ley del Lobby, sin perjuicio del ejercicio del deber de denuncia del art. 18 del Reglamento de la Ley.
4.6. Ingreso al Registro de Sujetos Activos (RSA)
Recibido el reporte de audiencias y reuniones realizadas, la UGII procederá a la publicación del solicitante en el Registro de Sujetos Activos (RSA) de la Institución, disponible en el siguiente link:
Registro público de lobbistas y de gestores de intereses particulares
En el RSA, se incluirán los siguientes datos:
- Calidad del SA: lobista o gestor de intereses
- Naturaleza: persona jurídica o natural
- Nombre completo, razón social o nombre fantasía
- RUT (persona jurídica)
El RSA se actualizará cada vez que una audiencia o reunión concedida a un sujeto activo se concrete y sea informada a la UGII.
5. Viajes realizados en el cumplimiento de sus funciones
La Ley Nº 20.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares ante las autoridades y funcionarios, considera de mayor relevancia entre los hechos de la agenda pública de los SPV, los viajes que estos realicen en el ejercicio de sus funciones.
5.1. Reporte de Viajes
Las autoridades y funcionarios(as) SPV de la Universidad, a través de los(as) Colaboradores(as) Enlace de Transparencia correspondientes, deberán informar a la UGII sobre cualquier viaje que hayan realizado, dentro de los siguientes tres días hábiles a aquel en que la autoridad o funcionario(a) SPV regrese a su habitual lugar de trabajo.
La información que debe incluir el reporte señalado será la siguiente:
- Fecha de inicio y fecha de término (real) del viaje
- Destino del viaje
- Categoría (resume el objeto del viaje)
- Objeto del viaje
- Costo total del viaje, en moneda nacional
- Desglose del costo del viaje en los siguientes ítems:
- Pasajes
- Estadía
- Viático
- Indicar, para cada ítem desglosado, el nombre completo, RUT o Pasaporte de la persona natural o la razón social o el nombre de fantasía de la empresa o institución que lo financió.
El Reporte de Viajes debe ser enviado al correo institucional: transparenciaactiva@u.uchile.cl, en cada oportunidad que se verifique un hecho de esta naturaleza. El último día hábil de cada mes, la autoridad o funcionario(a) SPV, por medio del(a) Colaborador(a) Enlace de Transparencia respectivo(a), deberá confirmar o rectificar a la UGII, a través del mismo correo señalado, la información enviada durante el mes en curso.
Cualquier excepción a la publicación de la información remitida por autoridades y funcionarios(as) SPV, será analizada y resuelta por la UGII, en concordancia a lo dispuesto en los numerales 6 y 8 del art. 6º de la Ley Nº 20.730 y art. 14 de su Reglamento.
6. Donativos recibidos
La recepción de donativos, incluye principalmente los de tipo oficial y protocolar, y aquellos que autoriza la costumbre como manifestación de cortesía y buena educación, con ocasión del ejercicio de las funciones de autoridades y funcionarios(as) SPV.
6.1. Reporte de Donativos
Las autoridades y funcionarios(as) SPV de la Universidad, a través de los(as) Colaboradores(as) Enlace de Transparencia correspondientes, deberán informar a la UGII sobre cualquier donativo que hubiesen recibido con ocasión del ejercicio de sus funciones.
Dicho reporte debe enviado a la UGII a través del correo electrónico institucional: transparenciaactiva@u.uchile.cl, dentro de los tres días hábiles siguientes de ocurrido el hecho, y deberá incluir los siguientes datos:
- Fecha de recepción
- Singularización del donativo
- Ocasión por la cual se recibe
- Procedencia: indicando si es persona natural el nombre completo junto al RUT o Pasaporte, y si es persona jurídica, la razón social o el nombre de fantasía
El último día hábil de cada mes, la autoridad o funcionario(a) SPV, por medio del(a) Colaborador(a) Enlace de Transparencia respectivo(a), deberá confirmar o rectificar a la UGII, a través del mismo correo señalado, la información enviada durante el mes en curso.
La Ley ni el Reglamento señalan excepciones de informar respecto a este ítem.
7. Publicación en el Portal del Lobby Universidad de Chile
7.1. Recepción de la información
Toda la información relativa a los distintos hechos de la agenda pública normados por la Ley Nº 20.730, serán recepcionados por la UGII a través del correo electrónico institucional: transparenciaactiva@u.uchile.cl, una vez que estos hayan sido verificados, según las particularidades de cada uno de ellos ya indicadas.
Cada último día hábil de mes, la UGII recibirá el correo con los respectivos reportes de confirmación o rectificación de la información que haya sido enviada durante ese período.
Si una autoridad o funcionario(a) SPV no tiene hechos que informar, deberá hacer saber tal situación en los respectivos reportes, el último día hábil de cada mes, a través de su respectivo(a) Colaborador(a) Enlace de Transparencia.
Verificada la no ocurrencia del envío de la información en los reportes mensuales indicados, la UGII procederá a advertirlo a través del correo electrónico institucional de contacto al Colaborador(a) Enlace de Transparencia respectivo y a la autoridad o funcionario(a) SPV que no haya reportado, con copia a la Contraloría Universitaria, requiriendo el envío inmediato de la información.
7.2. Edición, publicación y actualización de la información
La UGII editará la información recibida de cada uno de los SPV de la institución, para su visualización en formato HTML, a través del Portal del Lobby Universidad de Chile. Dicha edición, incluye el análisis y resolución de posibles excepciones a la información.
La información será publicada y actualizada, para su visualización, durante el primer día hábil de cada mes y/o cuando se reciba, por parte de autoridades y funcionarios(as) SPV a través de sus respectivos(as) Colaboradores(as) Enlace de Transparencia, información de hechos de la agenda pública susceptibles de ser publicados.
La publicación y actualización de la información del Portal del Lobby Universidad de Chile, también podrá activarse por solicitud de verificación de cumplimiento, según el Procedimiento establecido para tales efectos. Lo mismo ocurre respecto de los efectos del Procedimiento de solicitud de incorporación al Registro de Sujetos Pasivos Vigentes de la Universidad.
8. Registros
Todos los registros del presente procedimiento quedarán archivados y en custodia de la UGII, en formato electrónico y físico.